Recibos verdes: como começar a trabalhar e cumprir as primeiras obrigações

Os recibos verdes estão associados ao trabalho por conta própria. Mas emitir um documento no Portal das Finanças é apenas uma parte das obrigações. A abertura de atividade, os impostos e as contribuições para a Segurança Social têm regras diferentes.

Antes do primeiro serviço, importa perceber quais se aplicam ao seu caso. Uma isenção numa destas áreas não dispensa automaticamente as restantes.

Abrir atividade antes do primeiro serviço regular

Se vai prestar serviços por conta própria com regularidade, deve entregar a declaração de início de atividade antes de começar a trabalhar. Pode fazê-lo no Portal das Finanças ou presencialmente. A abertura é comunicada automaticamente à Segurança Social.

Prepare a descrição do trabalho, o código da atividade, a estimativa de faturação até ao fim do ano e o IBAN e BIC/SWIFT de uma conta em seu nome. Estes últimos são identificadores bancários. O código pode ser um CAE, que identifica uma atividade económica, ou um código da tabela de profissões do IRS, conforme o serviço.

Também terá de indicar como será tratado em IRS e IVA. Em IRS, o regime simplificado calcula o rendimento sujeito a imposto através de percentagens dos rendimentos. A contabilidade organizada exige um contabilista certificado. Se tiver dúvidas sobre a escolha, peça esclarecimento antes de submeter a declaração.

Escolher entre fatura, recibo e fatura-recibo

O documento depende de o cliente já ter pago ou não. Esta diferença evita registar como recebido um valor que ainda está por cobrar.

Exemplo hipotético: presta um serviço de 500 € e o cliente paga mais tarde. Emite primeiro a fatura e, quando receber, o recibo associado. Esse recibo comprova o pagamento: não representa um segundo serviço de 500 €.

A emissão pode ser feita no Portal das Finanças ou na aplicação ATGO. Ao utilizar estas ferramentas, não precisa de comunicar separadamente os elementos dessas faturas. Confira os dados do cliente, a descrição do serviço e as opções de IRS e IVA antes de concluir.

IRS: distinguir o adiantamento do imposto final

Os rendimentos profissionais pertencem à categoria B do IRS, o imposto sobre o rendimento das pessoas singulares. Em regra, são declarados anualmente no anexo B, no regime simplificado, ou no anexo C, com contabilidade organizada. Os anexos são partes da declaração destinadas a tipos específicos de rendimento.

O prazo geral de entrega é de 1 de abril a 30 de junho do ano seguinte. Confirme também se tem de entregar outros anexos aplicáveis à sua situação.

A retenção na fonte é um adiantamento do IRS: o cliente desconta uma parte no pagamento e entrega-a ao Estado. Aplica-se, em particular, quando o cliente tem ou deve ter contabilidade organizada. A taxa depende da atividade; os 23% previstos para profissões da tabela do artigo 151.º não se aplicam a todos os recibos verdes.

Exemplo hipotético: num serviço de 1.000 €, sem IVA e sujeito a retenção de 23%, o cliente entrega 230 € ao Estado e paga 770 € ao profissional. O imposto final será apurado na declaração anual.

Pode existir dispensa facultativa de retenção quando o rendimento anual previsto da categoria B seja inferior a 15.000 €, sujeita a condições e exceções, como certas comissões de intermediação. Não fazer retenção não significa estar isento do IRS anual.

IVA: confirmar a isenção e acompanhar a faturação

O IVA é o imposto sobre o valor acrescentado. Antes de emitir documentos, confirme se tem de o cobrar ao cliente ou se beneficia de uma isenção.

O artigo 9.º do Código do IVA isenta determinadas operações pela sua natureza e condições. O artigo 53.º prevê uma isenção para pequenos volumes de negócios. Para residentes em Portugal, o limite geral é de 15.000 € anuais em território nacional, mas existem outras condições, incluindo não realizar exportações ou atividades conexas.

No início, conta a estimativa para o ano civil corrente. A isenção de IVA não elimina a obrigação de faturar nem equivale a isenção de IRS ou de contribuições.

Se ultrapassar 15.000 €, sem exceder esse limite em mais de 25%, a mudança produz efeitos em 1 de janeiro do ano seguinte. Se ultrapassar 18.750 €, a saída da isenção ocorre nesse momento. A declaração de alterações tem prazos de 15 dias úteis, cuja contagem depende da situação. Contacte as Finanças assim que se aproximar destes limites.

No regime normal, existem declarações periódicas e pagamento do imposto apurado. Confirme a frequência e os prazos no seu enquadramento e no calendário fiscal. Se trabalhar com clientes estrangeiros, não aplique automaticamente as regras dos serviços nacionais.

Segurança Social: declarar e pagar são tarefas diferentes

No primeiro enquadramento, a obrigação de contribuir começa, em regra, no primeiro dia do 12.º mês posterior ao início da atividade. Pode antecipá-la. Reabrir atividade não dá automaticamente direito a outro período inicial sem contribuições.

No regime trimestral descrito pelas fontes oficiais do dossiê, a declaração é entregue até ao último dia de janeiro, abril, julho e outubro, com os rendimentos do trimestre anterior. O pagamento é mensal, entre os dias 10 e 20 do mês seguinte. Confirme na Segurança Social Direta as obrigações aplicáveis ao seu caso.

Nos serviços, o rendimento relevante — a parcela usada para calcular as contribuições — corresponde, em regra, a 70% dos rendimentos. A taxa habitual do trabalhador independente é de 21,4%. Existem limites, ajustamentos e uma contribuição mínima.

Exemplo hipotético: para 3.000 € de serviços num trimestre, sem isenções nem ajustamentos, o cálculo é 3.000 € × 70% ÷ 3 × 21,4% = 149,80 € por mês.

Ter também um emprego pode permitir isenção contributiva, mas exige várias condições: o contrato de trabalho não basta. Quem pertence a uma caixa de previdência própria precisa de confirmar o regime específico.

Organizar o dinheiro e proteger o trabalho

Registe o que faturou, o que recebeu e o que terá de entregar ao Estado. Reserve os valores de impostos e contribuições aplicáveis antes de considerar todo o saldo como disponível para despesas pessoais.

O seguro de acidentes de trabalho é obrigatório para trabalhadores independentes. Trate desta proteção ao preparar o início da atividade.

Por fim, emitir recibos verdes não transforma, por si só, uma relação de trabalho subordinado em trabalho independente. Se as condições reais corresponderem às de um emprego, a situação deve ser analisada à luz dos indícios previstos no Código do Trabalho.